업무용 SaaS가 10개를 넘었다면 통합 관리가 먼저입니다

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퇴사한 직원의 계정이 여전히 살아 있고, 같은 기능의 협업 도구를 두 부서가 따로 결제하며, 월말마다 법인카드 명세서에서 정체불명의 구독료가 발견됩니다. 업무용 SaaS가 빠르게 늘어난 조직에서 흔히 벌어지는 장면입니다. 문제는 제품 수가 아니라 계정·권한·비용을 한눈에 볼 수 없는 운영 구조에 있습니다.

G2프로는 기업 IT 솔루션 도입을 자문해 온 SaaS 운영 컨설턴트 ‘박현오’를 만나, 구독 서비스가 10개를 넘어선 조직이 무엇부터 바꿔야 하는지 물었습니다. 이번 인터뷰는 특정 제품을 추천하기보다 SaaS 통합 관리가 필요한 신호와 구축 순서, 비용 판단법을 실제 업무 흐름에 맞춰 짚습니다. IT의 넓은 개념이 궁금하다면 지식백과의 IT 용어 설명도 함께 참고할 수 있습니다.

Q. SaaS가 몇 개쯤 되면 통합 관리가 필요합니까?

A. 개수보다 소유자와 이용자를 설명할 수 있는지가 기준입니다

질문. 흔히 SaaS가 10개를 넘으면 관리 도구를 도입해야 한다고 말합니다. 정말 제품 개수가 핵심 기준인가요?

박현오 컨설턴트. 10개는 문제를 발견하기 쉬워지는 상징적인 숫자일 뿐입니다. 서비스가 7개여도 담당자가 제각각이고 사용자 명단을 바로 확인할 수 없다면 이미 통합 관리가 필요합니다. 반대로 20개를 쓰더라도 구매 승인, 계정 발급, 권한 변경, 퇴사자 회수가 하나의 절차로 연결되어 있다면 급하게 별도 플랫폼을 살 이유는 없습니다.

먼저 각 서비스의 업무 소유자, 기술 관리자, 결제 담당자, 실제 이용자를 구분해야 합니다. 업무 소유자는 해당 SaaS가 왜 필요한지 설명하는 사람이고, 기술 관리자는 계정과 보안 설정을 다룹니다. 이 두 역할이 불명확하면 라이선스가 남아도 아무도 줄이지 못하고, 보안 설정이 약해도 누구도 수정하지 않는 상태가 됩니다.

• 구매 경로가 여러 개입니다. 법인카드, 앱스토어, 해외 결제, 개인 선결제가 섞여 총비용을 집계하기 어렵습니다.
• 사용자 명단이 일치하지 않습니다. 인사 시스템의 재직자와 SaaS 관리자 화면의 활성 계정 수가 다릅니다.
• 비슷한 기능이 중복됩니다. 화상회의, 파일 공유, 전자서명, 프로젝트 관리 도구를 부서별로 따로 구독합니다.
• 퇴사 처리가 수동입니다. 인사팀이 메일을 보내면 각 서비스 관리자가 계정을 하나씩 찾아 비활성화합니다.
• 갱신 직전에야 계약을 확인합니다. 자동 갱신일, 최소 구매 수량, 해지 통보 기한을 놓쳐 불필요한 계약이 연장됩니다.

질문. 무료 플랜이나 직원 개인 계정도 조사해야 합니까?

박현오 컨설턴트. 오히려 무료 서비스부터 봐야 합니다. 비용 명세에는 나타나지 않지만 고객 자료, 회의 녹취, 소스 코드, 디자인 파일처럼 중요한 정보가 저장될 수 있기 때문입니다. 회사 이메일로 가입한 무료 계정, 소셜 로그인을 이용한 계정, 개인 카드로 결제 후 비용 처리한 서비스까지 조사 범위에 넣어야 섀도 SaaS를 찾을 수 있습니다.

전문가 조언: 첫 조사의 목표를 ‘모든 서비스를 완벽하게 찾기’로 잡지 마십시오. 재무 결제 내역, 통합 로그인 기록, 브라우저 접근 기록 가운데 합법적으로 확인 가능한 자료를 교차 검토해 비용과 데이터 위험이 큰 서비스부터 식별하는 편이 현실적입니다.

A. 비용은 월 구독료가 아니라 사용자 생애주기로 계산합니다

질문. SaaS 비용을 줄이려면 미사용 라이선스부터 삭제하면 되나요?

박현오 컨설턴트. 출발점으로는 좋지만 삭제 건수만 성과로 삼으면 위험합니다. 분기마다 한 번 쓰는 감사 도구나 연말에 집중적으로 쓰는 세무 서비스는 최근 30일 접속만 보면 미사용으로 오인하기 쉽습니다. 제품별 업무 주기를 고려해 30일, 90일, 180일 기준을 다르게 적용하고, 마지막 로그인뿐 아니라 핵심 기능 사용 여부도 확인해야 합니다.

통합 관리 솔루션의 가격은 보통 사용자 수, 연동 애플리케이션 수, 자동화 범위, 보안 기능, 지원 수준에 따라 달라집니다. 공개 가격이 없는 기업용 제품도 많으므로 견적을 받을 때 초기 구축비, API 연동비, 최소 계약 좌석, 초과 사용료, 기술지원 비용을 분리해 요청해야 합니다. 절감 예상액만 보지 말고 운영자가 수작업에 쓰던 시간과 계정 회수 지연으로 생기는 위험까지 함께 계산해야 정확합니다.

1. 지난 12개월의 카드·세금계산서·해외 결제 내역에서 정기 결제를 추출합니다.
2. 서비스별 계약 좌석과 활성 이용자, 핵심 기능 이용자를 각각 기록합니다.
3. 해지 통보 기한과 다음 갱신일을 달력에 등록합니다.
4. 중복 기능을 표시하되 부서의 실제 업무 차이를 인터뷰로 확인합니다.
5. 회수 가능한 좌석 비용과 자동화로 줄어드는 운영 시간을 따로 산정합니다.

예를 들어 월 2만 원짜리 좌석 20개를 줄이면 계산상 매월 40만 원이 절감됩니다. 그러나 계약이 연 단위 선결제이고 중도 감축이 불가능하다면 당장 현금이 돌아오지는 않습니다. 그래서 발견 금액, 계약상 확정 절감액, 실제 지출 감소액을 구분해 보고해야 과장된 투자수익률을 피할 수 있습니다.

Q. 통합 관리 솔루션은 어떤 기능부터 검증해야 합니까?

A. 목록 화면보다 계정 회수와 권한 변경이 실제로 작동해야 합니다

질문. SaaS 관리 플랫폼의 대시보드는 대부분 비슷해 보입니다. 제품을 검토할 때 무엇을 직접 시험해야 하나요?

박현오 컨설턴트. 예쁜 비용 그래프보다 입사·이동·퇴사 과정이 끝까지 연결되는지를 봐야 합니다. 인사 시스템에서 퇴사 상태가 된 사용자를 감지하고, 통합 인증 계정을 차단하며, 연결된 SaaS의 세션과 토큰을 회수하고, 업무 파일의 소유권을 후임자에게 넘길 수 있어야 합니다. 단순히 관리자에게 알림 메일만 보내는 기능과 실제 계정을 비활성화하는 자동화는 가치가 전혀 다릅니다.

여기서 연동 방식도 중요합니다. SAML 기반 통합 로그인은 접속 경로를 모으는 데 유용하지만 이미 만들어진 로컬 계정이나 개인 이메일 계정까지 자동으로 없애지는 못합니다. SCIM이나 서비스별 API를 이용하면 계정 생성·수정·비활성화를 더 깊게 자동화할 수 있지만, 대상 SaaS의 요금제에서 해당 기능을 별도 제공하는지도 확인해야 합니다. 통합 관리 제품만 구매하고 정작 업무 SaaS의 상위 요금제가 필요하다는 사실을 뒤늦게 알면 예산이 크게 달라집니다.

질문. 모든 SaaS를 첫날부터 연결하는 것이 효율적이지 않습니까?

박현오 컨설턴트. 연결 수를 성과로 삼으면 운영이 복잡해집니다. 1차 대상은 전 직원이 쓰는 협업 도구, 민감 정보를 저장하는 서비스, 연간 계약 금액이 큰 제품으로 좁히는 편이 좋습니다. 이후 자동화가 안정되면 부서 전용 도구로 범위를 넓히십시오. 기업 환경에서 IT가 업무와 조직 구조에 맞물리는 맥락은 IT 관련 지식백과 항목에서도 배경을 살펴볼 수 있습니다.

• 1순위: 이메일, 파일 공유, 메신저처럼 퇴사 후에도 데이터 접근 영향이 큰 서비스
• 2순위: CRM, 고객지원, 개발 저장소처럼 고객 정보나 지식재산을 다루는 서비스
• 3순위: 좌석당 비용이 높거나 자동 갱신 규모가 큰 전문 업무 도구
• 후순위: 사용자가 적고 데이터 민감도가 낮으며 수동 관리 부담도 작은 서비스

A. 기술 기능과 함께 운영 책임의 경계도 계약해야 합니다

질문. 클라우드형 관리 솔루션을 도입하면 보안 책임도 공급사가 맡아 주나요?

박현오 컨설턴트. 그렇지 않습니다. 공급사는 플랫폼의 가용성과 기술적 보호 조치를 맡지만, 어떤 직원을 어떤 그룹에 넣을지, 누가 관리자 권한을 가져야 하는지, 퇴사 시 데이터를 언제 삭제할지는 고객사가 결정해야 합니다. 권한 정책이 틀린 상태에서 자동화만 강화하면 잘못된 권한이 더 빠르고 넓게 배포될 수 있습니다.

계약 전에는 데이터 저장 국가, 전송·보관 암호화, 관리자 다중 인증, 감사 로그 보존 기간, 장애 통지, 데이터 반환과 삭제 절차를 확인하십시오. 해외 SaaS를 연결한다면 개인정보와 업무 데이터가 어떤 경로로 전달되는지도 법무·보안 담당자와 검토해야 합니다. 원격·비대면 업무가 확산된 배경은 포스트 코로나 용어 설명에서 참고할 수 있지만, 실제 준수 의무는 회사가 처리하는 정보와 계약 조건에 따라 별도로 판단해야 합니다.

현장 팁: 데모 계정에는 실제 직원 자료를 넣지 말고 가상 조직과 테스트 사용자를 만드십시오. 입사, 부서 이동, 휴직, 협력사 계약 종료, 퇴사라는 다섯 가지 사건을 발생시켜 권한이 예상대로 변하는지 기록하면 제품별 자동화 수준이 선명하게 드러납니다.

또한 비상 해제 절차가 필요합니다. 인사 정보가 잘못 변경되어 핵심 담당자의 계정이 차단되거나 API 장애로 대량 회수가 실행될 수 있기 때문입니다. 자동화마다 승인 단계를 둘지, 몇 명 이상 변경될 때 실행을 멈출지, 복구 권한을 누가 가질지 정해야 합니다. 자동화의 완성도는 정상 동작의 속도뿐 아니라 오작동을 안전하게 멈추는 능력으로 평가해야 합니다.

1. 테스트 조직에서 읽기 전용 연동부터 시작합니다.
2. 탐지된 계정과 실제 재직자 명단의 오차를 확인합니다.
3. 소수 부서에 계정 발급 자동화를 적용하고 승인 기록을 남깁니다.
4. 퇴사 시나리오로 세션 종료와 자료 이전을 검증합니다.
5. 오류 복구 후에만 전사 자동화를 단계적으로 활성화합니다.

계정 143개를 발견한 디자인 회사는 갱신일까지 무엇을 바꿨나

인터뷰 사례: 48명 조직의 8주 운영 전환

질문. 실제로 통합 관리가 효과를 낸 과정을 하나만 끝까지 설명해 주시겠습니까?

박현오 컨설턴트. 직원 48명의 디자인 회사 사례가 적합합니다. 이 회사는 공식적으로 12개 SaaS를 관리한다고 생각했지만, 재무 내역과 통합 로그인 자료를 대조하자 유료·무료 서비스를 합쳐 31개가 확인됐습니다. 동일인이 여러 로그인 방식으로 만든 계정을 포함하면 계정은 143개였고, 퇴사자 계정 9개와 소유자를 알 수 없는 관리자 계정 2개도 남아 있었습니다.

첫 주에는 새 솔루션을 바로 구매하지 않았습니다. 운영팀이 서비스명, 담당 부서, 데이터 종류, 계약 방식, 갱신일을 한 장부에 모았습니다. 그 과정에서 디자인 파일 공유 도구 두 개와 프로젝트 관리 도구 세 개가 겹친다는 사실을 발견했지만, 즉시 해지하지는 않았습니다. 고객 납품 규격 때문에 특정 도구를 유지해야 하는 팀이 있었기 때문입니다.

• 1주 차: 결제 내역과 관리자 계정을 모아 SaaS 자산 장부를 만들었습니다.
• 2주 차: 팀장 인터뷰로 업무 목적과 데이터 민감도를 표시했습니다.
• 3주 차: 퇴사자 및 장기 미사용 계정을 잠그고 파일 소유권을 이전했습니다.
• 4~5주 차: 인사 명단과 통합 인증을 연결해 신규 계정 발급 규칙을 시험했습니다.
• 6~7주 차: 최근 90일 사용 자료와 프로젝트 일정을 함께 보고 좌석 감축 후보를 정했습니다.
• 8주 차: 다음 갱신 계약부터 좌석 수와 해지 통보 일정을 조정했습니다.

질문. 중복 서비스는 결국 몇 개를 없앴나요?

박현오 컨설턴트. 31개 가운데 6개를 종료했고, 4개는 신규 가입만 막은 뒤 기존 프로젝트가 끝날 때까지 유지했습니다. 전사 표준 프로젝트 관리 도구는 하나로 정했지만 외부 고객이 지정한 도구는 예외 목록에 남겼습니다. 중요한 점은 ‘하나만 남긴다’는 구호가 아니라 표준, 허용 예외, 금지 서비스의 기준을 문서화한 것입니다.

비용 면에서는 미사용 좌석을 확인한 즉시 화면에서 삭제하지 않았습니다. 연간 계약 3건은 다음 갱신일까지 금액이 바뀌지 않았기 때문에 좌석을 다른 신규 직원에게 재배정했습니다. 월 단위 계약만 바로 축소했고, 연간 계약은 해지 통보 기한 30일 전에 담당자와 운영팀에 알림이 가도록 설정했습니다. 그 결과 장부상 발견된 절감 후보와 실제 청구액 감소를 구별할 수 있었습니다.

다섯째 주에는 예상하지 못한 문제가 생겼습니다. 인사 시스템에서 한 직원의 부서가 잘못 수정되면서 디자인 저장소 접근 권한이 회수된 것입니다. 테스트 부서에만 자동화를 적용해 둔 덕분에 영향은 한 명으로 제한됐고, 운영팀은 변경 인원이 5명을 넘으면 자동 실행을 멈추는 승인 규칙을 추가했습니다. 이 사건 이후 회사는 자동화율보다 오류를 탐지하고 되돌리는 시간을 핵심 지표로 채택했습니다.

1. 계정 회수 시간: 퇴사 확정부터 주요 SaaS 접근 차단까지 걸린 시간을 측정했습니다.
2. 소유자 지정률: 업무·기술·결제 담당자가 모두 정해진 서비스 비율을 기록했습니다.
3. 라이선스 활용률: 로그인과 핵심 기능 사용을 구분해 월별 변화를 확인했습니다.
4. 예외 만료율: 임시로 허용한 외부 협업 도구가 종료일에 재검토됐는지 살폈습니다.
5. 확정 절감액: 계약서와 다음 청구서에서 실제로 감소한 금액만 인정했습니다.

여덟째 주 마지막 날, 새 직원이 입사하자 인사 등록을 기준으로 메일과 파일 공유, 메신저 계정이 자동 발급됐습니다. 디자인 저장소는 팀장 승인을 받은 뒤 추가됐고, 재무 서비스는 직무상 필요가 없어 생성되지 않았습니다. 같은 날 계약이 끝난 외부 디자이너의 계정은 자동 정지됐지만 납품 파일은 프로젝트 책임자에게 이전됐습니다.

이 회사가 얻은 가장 큰 변화는 서비스 수가 31개에서 25개로 줄어든 사실만이 아니었습니다. 새 SaaS를 요청하는 직원은 업무 목적, 저장할 데이터, 예상 사용자, 기존 도구로 해결할 수 없는 이유, 종료 예정일을 먼저 제출하게 됐습니다. 운영팀은 무조건 거절하는 대신 위험과 비용에 따라 승인 경로를 달리했습니다. 필요한 기술은 빠르게 쓰되, 누가 왜 쓰고 언제 다시 판단할지 남기는 구조가 비로소 만들어진 것입니다.